社内ポータルとは？必要性を解説
社内ポータルとは、企業内で情報共有やコミュニケーションを行うためのWebサイトのことです。
社内の従業員が簡単にアクセスできるようにすることで、社員同士の情報共有を促進し、業務の効率化やコラボレーションの向上につながります。
社内ポータルの必要性は、以下のような点が挙げられます。
- 業務効率化
- コラボレーションの向上
- 企業文化の形成
一つずつ解説していきます。
初めに、社内の情報を簡単に検索できるようにすることで、業務の効率化が図れます。
また、社員同士の情報共有を促進することで、業務の重複やミスを防ぐこともできます。
そして、社内ポータルには、チャット機能やグループウェアなどの機能が備わっていることがあります。
これにより、社員同士のコミュニケーションがスムーズに行えるようになり、チームの協力やコラボレーションが促進されます。
社内ポータルは、企業文化を形成するための重要なツールの一つです。
企業の理念やビジョンを共有することで、社員のモチベーション向上や、企業と社員の信頼関係の構築にもつながります。
社内ポータルサイトが普及している背景
社内ポータルサイトは、企業内の情報共有や業務効率化、コミュニケーション活性化などの目的で利用されるWebサイトです。
なぜ企業において、社内ポータルサイトが普及しているのかについて解説します。
まず、近年、企業のグローバル化が進んだことにより、異なる国や地域に拠点を持つ企業が増え、情報共有の重要性が高まっています。
社内ポータルサイトは、このような環境下において、全社員がアクセスしやすい場所に情報をまとめ、共有するための手段として、一般的になったと言えます。
また、社内ポータルサイトは、業務効率化につながるメリットもあります。
社員が必要な情報を素早く検索することができれば、時間の節約や業務効率化につながりますので、企業内での利用が増えています。
さらに、社内ポータルサイトは、コミュニケーションの活性化にも貢献します。
社員同士が情報を共有し、意見を交換することで、新たなアイデアやプロジェクトの発掘につながるため、企業の成長にもつながります。
以上のように、企業のグローバル化、業務効率化、コミュニケーション活性化のニーズが高まったことにより、社内ポータルサイトが普及していると言えます。
社内ポータルと社内SNSやイントラサイト・グループウェアとの違いを解説
社内ポータルサイトと社内SNS、イントラサイト、グループウェアの違いについて解説します。
- 社内SNS
- 社内イントラサイト
- グループウェア
社内ポータルサイトは、企業内の情報を一元的に管理するWebサイトであり、社員が必要な情報をすぐに入手できるようにすることが目的です。
一方、社内SNSやイントラサイト、グループウェアも、企業内のコミュニケーションや情報共有を促進するためのツールですが、それぞれ特徴が異なります。
社内SNS
社内SNSは、社員同士の交流やコミュニケーションを主目的としたツールです。
企業内での社員同士のつながりを強化することを目的としており、以下のような特徴があります。
- 日常のコミュニケーションが可能
- 社員同士の交流やつながりを強化
- インターネット上での情報共有が可能
- 意見やアイデアの発信が容易
社内イントラサイト
社内イントラサイトは、企業内の情報共有を目的としたウェブサイトです。
企業内の情報を一元的に管理し、社員が必要な情報をすぐに入手できるようにすることが目的です。
以下のような特徴があります。
- 企業内の情報を一元的に管理
- 社員が必要な情報をすぐに入手可能
- 新しい情報やアップデートの共有が容易
グループウェア
グループウェアは、企業内の業務効率を上げるためのツールです。
メールやスケジュール管理、ドキュメント共有など、業務に必要な機能がまとめられたツールであり、以下のような特徴があります。
- メールやスケジュール管理など、業務に必要な機能がまとめられている
- ドキュメント共有やタスク管理が可能
- チーム内のコミュニケーションや情報共有が容易
以上のように、社内ポータルサイト、社内SNS、社内イントラサイト、グループウェアは、企業内のコミュニケーションや情報共有を促進するためのツールですが、それぞれ異なる目的と特徴があります。
社内ポータルサイトの活用事例
現代の企業にとって、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化は極めて重要な課題多くの企業で社内ポータルサイトの導入が進んでいます。
ここでは、社内ポータルサイトの活用事例について解説します。
- 社内の情報に素早くアクセスできる
- 社内の問い合わせにかかる工数を削減
- 他社との連携が改善
社内の情報に素早くアクセスできる
社内ポータルサイトの最も基本的な利用法は、社内の情報に素早くアクセスすることです。
社内ポータルサイトを利用することで、社内の情報や文書、規則、プロジェクトの状況、会議の予定など、必要な情報に簡単にアクセスできます。
社内ポータルサイトを活用することで、情報の共有化や情報の重複を避けることができるため、業務効率の向上につながります。
また、社員が自分で必要な情報を探す手間が省けるため、業務のストレスを軽減することができます。
社内の問い合わせにかかる工数を削減
社内ポータルサイトを活用することで、社内の問い合わせにかかる工数を削減することができます。
例えば、社員からの問い合わせに対して、担当者が一人ひとりに対応するのではなく、社内ポータルサイト上にFAQ（よくある質問）を掲載することで、社員自身で問題を解決できるようにすることができます。
また、社内ポータルサイト上に問い合わせフォームを設置することで、問い合わせに対する対応も効率化できます。
社内ポータルサイト上で問題解決ができるようにすることで、社員の業務負荷を減らすことができるため、生産性向上につながります。
他社との連携が改善
社内ポータルサイトの活用事例の一つに、他社との連携が改善することが挙げられます。
社内ポータルサイトには、社内外に向けての情報共有の場があります。
他社との連携においても、社内ポータルサイトを活用することで、情報共有を円滑にし、コミュニケーションコストを削減することができます。
例えば、ある企業が他社との業務連携を行う場合、情報の共有が必要となります。
しかし、メールや電話で情報を共有すると、情報の漏洩や連絡漏れが起こる可能性があります。
社内ポータルサイトを利用することで、情報を一元管理し、情報漏洩や連絡漏れを防止することができます。
また、情報が常に最新の状態で共有されるため、他社との業務連携がスムーズに進むことが期待できます。
社内ポータルサイトの選び方
社内ポータルサイトを選ぶ際のポイントについて解説します。
- コストが最適か
- 社内のメンバーが使いこなせるか
- 導入目的は果たされるか
コストが最適か
社内ポータルサイトを選ぶ際には、コストが重要なポイントの一つです。
企業によっては、社内ポータルサイトに高額な予算を割くことが難しい場合もあります。
そこで、以下のようなポイントを押さえて、コストを抑えた社内ポータルサイトを選ぶことができます。
- オープンソースのソフトウェアを利用する
- クラウドサービスを利用する
- フリーランスのエンジニアを採用する
社内ポータルサイトには、オープンソースのソフトウェアを利用することで、ライセンス料や開発費用を抑えることができます。
また、クラウドサービスを利用することで、サーバーの運用費用やメンテナンス費用を抑えることができます。
さらに、社内ポータルサイトの開発には、フリーランスのエンジニアを採用することで、開発費用を抑えることが可能です。
また、社内ポータルサイトを選ぶ際には、コストだけでなく、導入後のランニングコストも考慮する必要があります。
以下のポイントを押さえて、コストを抑えた社内ポータルサイトの選定を行うことが重要です。
- ユーザビリティの高いシステムを選ぶ
- ドキュメントが充実しているシステムを選ぶ
ユーザビリティが高く、社内のメンバーが使いやすいシステムを選ぶことで、トレーニングコストやサポートコストを抑えることができます。
また、ドキュメントが充実しているシステムを選ぶことで、導入後のトラブルシューティングがスムーズに行えるため、ランニングコストを抑えることができます。
社内のメンバーが使いこなせるか
社内ポータルサイトを選ぶ際には、社内のメンバーが使いこなせるかどうかも重視する必要があります。
以下のようなポイントを確認しましょう。
- 使い勝手が良いか
- 操作が簡単か
- 使い方の説明書やマニュアルが充実しているか
- トレーニングやサポートがあるか
社内ポータルサイトを使いこなすことができなければ、情報共有やコミュニケーションの促進が進まず、業務効率化も実現できません。
導入前に、社内のメンバーが使いこなせるかどうかを確認し、適切なポータルサイトを選ぶことが必要です。
社内ポータルサイトの選び方には、導入目的を明確にすることと、社内のメンバーが使いこなせるかどうかを確認することが重要です。
導入目的は果たされるか
社内ポータルサイトを導入する際には、まずその導入目的を明確にすることが重要です。
導入目的を明確にしておかないと、最適なポータルサイトを選ぶことができないばかりか、導入後の活用方法や使い勝手に問題が生じることもあります。
以下は、社内ポータルサイトの導入目的の一例です。
- 情報共有を円滑にする
- コミュニケーションの促進
- 業務効率化
- 社員の情報収集の助けとなる
- 業務全般の効率化
社内ポータルサイトを導入する目的は企業によって異なるため、目的に合わせて社内ポータルサイトを選ぶことが必要です。
社内ポータルサイトの機能
社内ポータルサイトの機能について解説します。
- 勤怠管理機能
- タスク・スケジュールの管理機能
- 社内チャット・社内wiki機能
- 他社サービスとの連携機能
- ワークフロー機能
現代の企業では、情報の共有や業務の効率化を目的として、社内ポータルサイトを導入することが一般的になってきました。
社内ポータルサイトは、業務に必要な情報を一元管理し、社員が必要な情報を簡単かつ迅速に取得することができます。
ここでは、社内ポータルサイトの機能について詳しく説明します。
勤怠管理機能
勤怠管理機能は、社員の勤怠情報を管理するための機能です。
社員は、社内ポータルサイトを通じて自身の勤怠情報を確認し、上司は社員の勤怠情報を確認することができます。
勤怠管理機能を導入することにより、勤怠管理業務の効率化が期待できます。
タスク・スケジュールの管理機能
タスク・スケジュールの管理機能は、社員が担当するタスクやスケジュールを管理するための機能です。
社員は、社内ポータルサイトを通じて自分が担当するタスクやスケジュールを確認し、進捗状況や期限を把握することができます。
また、上司は社員のタスクやスケジュールを確認し、適切なアドバイスを行います。
タスク・スケジュールの管理機能を導入することで、業務の効率化が期待できます。
社内チャット・社内wiki機能
社内チャット・社内wiki機能は、社員同士のコミュニケーションを促進するための機能です。
社内チャット機能を利用することで、社員同士がリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
また、社内wiki機能を利用することで、社員が必要な情報を検索することができます。
社内チャット・社内wiki機能を導入することで、コミュニケーションの活性化や情報共有の促進が期待できます。
他社サービスとの連携機能
社内ポータルサイトには、他社のサービスと連携する機能があります。
たとえば、Googleカレンダーやドライブ、Slackなどの外部サービスと連携することができます。
これにより、社員がよりスムーズに業務を行うことができます。
ワークフロー機能
社内ポータルサイトには、ワークフロー機能があります。
これは、業務の手順を自動化する機能で、社員が行うべきタスクや手順を決めておくことができます。
ワークフローに沿ってタスクを進めることで、業務の効率化が図れます。
社内ポータルサイトのメリット
社内ポータルサイトを利用するメリットは、以下の通りです。
- コミュニケーションの活性化に繋がる
- 業務効率化が図れる
- ナレッジがたまる
- 情報の一元管理が可能
コミュニケーションの活性化に繋がる
社内ポータルサイトを導入することで、社員同士のコミュニケーションが活性化されるメリットがある。
具体的には、以下のような効果が期待できます。
- 社員同士の情報共有が促進される
- 部署や地域を超えた交流が可能になる
- 上層部からの情報提供がスムーズに行える
例えば、社内イベントの告知や新しい取り組みの発表、意見交換などが社内ポータルサイト上で行われることで、社員同士のコミュニケーションが活発になり、企業全体の結束力が高まることが期待できます。
業務効率化が図れる
社内ポータルサイトを利用することで、業務効率化が図れるメリットがあります。
具体的には、以下のような効果が期待できます。
- 社員が必要な情報を素早く入手できるようになる
- 重要な情報が漏れるリスクが低くなる
- 情報の共有がスムーズに行われるため、業務の重複やミスが減る
例えば、社内ポータルサイト上に、各種書類や規程、マニュアル、プロジェクトの進捗状況などがまとめられていることで、社員は必要な情報をすぐに入手することができるようになります。
また、情報が共有されることで、各部署や個人の業務が重複して行われたり、情報漏れによるトラブルが減ることが期待できます。
情報の一元管理が可能
社内ポータルサイトは、企業内での情報の一元管理に役立ちます。
情報の一元管理をするメリットは下記の通りです。
初めに、社員が情報を集めやすくなるため、業務に必要な情報にアクセスする時間が短縮され、業務効率が向上します。
情報のバージョン管理ができるため、社員間で情報共有がスムーズに行われ、ミスやトラブルの発生を防ぐことにも繋がります。
情報の検索がしやすくなり、新人や異動者などでも、迷うことなく情報を探すことができるため、業務のスピードアップにつながります。
セキュリティの向上につながります。
社内ポータルサイトで管理された情報は、外部からのアクセスが制限されるため、情報漏洩などのリスクを低減できます。
ナレッジがたまる
社内ポータルサイトは、社員が持つナレッジを共有する場でもあります。
ナレッジとは、社員が業務や経験から得たノウハウや知識のことです。
以下に、ナレッジの共有によってもたらされるメリットを紹介します。
ナレッジの共有によって、社員同士で学び合うことができるため、業務の質やスピードが向上します。
また、ナレッジがたまることで、会社全体の知識レベルが向上するため、競合他社との差別化や新しいビジネスチャンスの創出につながります。
さらに、ナレッジの共有によって、社員同士のコミュニケーションが活性化し、チームワークの向上につながります。
社内ポータルサイトは、情報の一元管理やナレッジの共有によって、企業内での業務効率化やコミュニケーションの活性化につなが企業が社内ポータルサイトを導入することで、組織全体の生産性を向上させることができます。
社内ポータルサイトを使うべきケース
社内ポータルサイトを利用すべきケースは、以下の通りです。
- 複数の社員から同じ事を聞かれる
- 情報が分散している
- 社員のスキルや知識の差が大きい
社内ポータルサイトは、情報の一元管理やナレッジの蓄積ができるため、多くの企業で導入されています。
社内ポータルサイトを使用するべきケースは、どのような場合でしょうか。
複数の社員から同じ事を聞かれる
社内で同じ質問が複数回聞かれる場合、社内ポータルサイトを活用することで、情報共有の効率化が図れます。
具体的には以下のようなメリットがあります。
- 同じ質問に対して、複数の社員が別々に回答をすることを防げる
- 回答を一元管理し、正確な情報を提供することができる
- 重複した情報を排除し、情報の整理・構造化ができる
- 質問者が自己解決できるよう、FAQ（よくある質問）の形式で情報を提供することができる
例えば、社内の福利厚生についての質問が多数寄せられた場合、社内ポータルサイトに「福利厚生に関するFAQ」を作成することで、社員が必要な情報を簡単に取得できるようになります。
また、社員からの質問に対して回答をする際に、適切な部署の担当者に問い合わせをする手間が省けるため、業務の効率化にも繋がります。
情報が分散している
社内に散在する情報を統合することで、情報の共有と利用を円滑にすることができます。
社内ポータルサイトを活用して情報の分散が解消することには、以下のようなメリットがあります。
- 情報の統合により、社員が必要な情報を簡単に取得できるようになる
- 情報の重複を排除することで、情報の正確性が保証される
- 情報の共有が促進されることで、業務の効率化が図られる
例えば、社内に散在するマニュアルや手順書について、社内ポータルサイトに統合することで、社員が必要な情報を容易に検索・取得できるようになります。
また、社内ポータルサイトには、社員向けの情報だけでなく、社内で共有する必要のある情報（業績報告、重要なニュースなど）を掲載することも可能です。
社員のスキルや知識の差が大きい
企業内には、スキルや知識の差がある社員が存在します。
この場合、社内ポータルサイトを使うことで、スキルや知識の共有を促進することができます。
例えば、以下のような場合に社内ポータルサイトを使用することが有効です。
- 技術や専門知識を持つ社員が少ない場合
- 部署間での情報共有が不十分な場合
- 社員の業務内容や役割によって、必要な情報が異なる場合
社内ポータルサイトを使用することで、社員のスキルや知識を共有することができます。
また、社員が持つスキルや知識をポータルサイトに登録することで、企業内でのスキルマップを作成することができます。
これにより、人材の育成や部署の運営に役立てることができます。
社内ポータルサイトが活用されない理由例3つ
社内ポータルサイトが活用されない理由として、以下のものがあります。
- 欲しい情報が見つからない
- 情報が更新されていない
- 使い方が分からない
社内ポータルサイトは、社員の業務を効率化するために開設されたサイトですが、利用されない理由があります。
以下に、その例を3つ説明します。
欲しい情報が見つからない
社内ポータルサイトには、多くの情報が集約されていますが、その情報の量が多すぎるため、欲しい情報を見つけることが難しいという問題があります。
特に、社内ポータルサイトが検索エンジンとして機能していない場合、情報の検索が非常に困難になってしまいます。
社員は必要な情報を得るために他の手段を取ることがあり、社内ポータルサイトが活用されない原因となります。
情報が更新されていない
社内ポータルサイトに掲載されている情報が更新されていない場合、社員たちは最新の情報を得ることができず、情報の信頼性が低下します。
また、情報が更新されていないということは、社内ポータルサイトの運用が滞っていることを意味し、社員たちは社内ポータルサイトを信頼しなくなる可能性があります。
このような問題があるため、社内ポータルサイトを運用する側は、情報の更新に十分な注意を払う必要があります。
使い方が分からない
社内ポータルサイトが使い方が分からないという理由で、活用されない場合もあります。
特に、社内ポータルサイトが複雑で使いにくい場合、社員は他の手段を取ることがあります。
この場合、社内ポータルサイトを利用しないために、情報の取得に非効率な時間や手間がかかり、業務の遅延や混乱を招く原因となります。
したがって、社内ポータルサイトを運用する側は、使い方を分かりやすくするための取り組みが必要です。
たとえば、操作方法を説明したマニュアルやトレーニングの提供などが挙げられます。
以上のように、社内ポータルサイトが活用されない理由には、欲しい情報が見つからない、情報が更新されていない、使い方が分からないという3つの原因が多い傾向にあります。
使われる社内ポータルサイトにする方法
社内ポータルサイトが使われるようにする方法は、以下のです。
- 目的を明確化する
- 運用の責任者を決め、常に情報を更新する
目的を明確化する
社内ポータルサイトにアクセスする社員が、どのような情報を求めているのかを明確にすることが重要です。
目的を明確化することで、社員が求める情報を提供しやすくなります。
具体的には、以下のような方法があります。
- 社員アンケートを実施し、求められる情報を把握する
- 部署別に必要な情報をまとめ、カテゴリー化する
- 求められる情報に応じて、トップページに情報を掲載する
これらの方法により、社員が求める情報を見つけやすくなり、社内ポータルサイトの利用が増えることが期待できます。
運用の責任者を決め、常に情報を更新する
社内ポータルサイトを活用するためには、情報の更新が欠かせません。
情報が古くなっていたり、更新されていないと、社員は社内ポータルサイトを利用しなくなってしまいます。
そのため、運用の責任者を決め、常に情報を更新することが重要です。
具体的には、以下のような方法があります。
- 運用の責任者を決め、情報更新のスケジュールを作成する。
- ニュースやトピックスなど、常に最新の情報を提供する。
- 社員からの情報提供を促す仕組みを作る。
これらの方法により、社内ポータルサイトが常に最新の情報を提供し、社員が利用することが期待できます。
また、運用の責任者が常に情報を更新することで、社員が社内ポータルサイトを信頼し、積極的に利用するようになるでしょう。
まとめ
社内ポータルサイトの必要性や背景、違いや選び方、機能、メリット、活用事例、使うべきケース、活用されない理由、そして使われる社内ポータルサイトにする方法など、社内ポータルサイトに関するさまざまな情報をまとめました。
社内ポータルサイトはコミュニケーションの活性化や業務効率化、情報の一元管理などのメリットがあり、特定のケースでの利用が推奨されています。
また、欲しい情報が見つからない、情報が更新されていない、使い方が分からないといった理由で活用されない場合があるため、使い勝手に配慮することも必要です。
