2023.07.04

・#業務効率化

勤怠管理システムは自作可能?作り方と手順・注意点を解説

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勤怠管理システムは自作可能?作り方と手順・注意点を解説

目次

「勤怠管理システムを作りたいけれど作り方がわからない」という方や、

「勤怠管理システムを自作するか外注するか悩んでいる」という方は多いのではないでしょうか。

この記事では、勤怠管理システムの開発に必要な機能や手順、費用を抑える方法を解説していきます。

結論として、ノーコードのシステム開発会社に依頼することで、開発費用を抑えつつ、クオリティの高い勤怠管理システムを作ることができます。

QEDでは、ノーコードを用いた業務管理ツールの開発を数多くおこなっておりますので、興味のある方はこちらからご確認ください。

勤怠管理システムは自作できる?方法を解説

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勤怠管理システムは、以下の方法で作成することができます。

  • Excelを使用する
  • Pythonなどのプログラミング言語を用いる
  • ノーコードで開発する

Excelを使用する

勤怠管理システムを自作する方法の一つは、Excelを使用することです。

Excelはスプレッドシートソフトウェアであり、数式や関数を活用してデータの集計や処理を行うことができます。

勤怠管理に必要なデータや計算式を設定し、入力された勤怠データを自動的に集計・計算することができます。

Excelの利点は、使い慣れたユーザーにとっては比較的簡単に操作できることです。

Pythonなどのプログラミング言語を用いる

勤怠管理システムを自作する方法のもう一つは、Pythonなどのプログラミング言語を用いることです。

プログラミング言語を使えば、柔軟な機能や処理を組み込んだ自作の勤怠管理システムを開発することができます。

例えば、従業員の勤怠データをデータベースに保存し、必要な集計やレポートを生成する機能をプログラムで実装することができます。

プログラミングには学習コストがかかる場合もありますが、自由度の高いカスタマイズが可能です。

ノーコードで開発する

ノーコード開発ツールを利用することで、プログラミング知識がなくても勤怠管理システムを自作することができます。

直感的な操作でシステムを構築できるため、プログラミングに詳しくない方でも簡単に利用できます。

ノーコード開発ツールには、ドラッグ&ドロップで要素を配置したり、設定を行ったりすることができるものがあります。

勤怠管理システムの基本的な機能やワークフローを組み立てることができ、効率的なシステム開発が可能です。

勤怠管理システムを自作する手順

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勤怠管理システムを自作する手順は、以下の通りです。

  • 要件を定義する
  • 自社に合った打刻方法を考える
  • データ項目を決め、システム構造を設計する
  • 他のシステムを使用するかどうか、連携の有無を決める
  • システムを開発する

要件を定義する

勤怠管理システムを自作するための第一歩は、要件を明確に定義することです。

どのような機能が必要で、どのようなデータを管理するかを把握する必要があります。

以下は要件定義の一例です。

  • 従業員の出退勤情報を管理する
  • 残業時間や休暇情報を記録する
  • 勤怠データの集計やレポート出力ができる
  • 承認フローを設けて勤怠情報の確認・承認を行う

自社に合った打刻方法を考える

自社に合った打刻方法を選定することも重要です。

従業員が簡単かつ正確に勤怠情報を入力できる方法を選ぶことが求められます。

以下は打刻方法の一例です。

  • タイムカードやICカードを使用する
  • パソコンやスマートフォンでの入力
  • バーコードリーダーやQRコードを利用する

データ項目を決め、システム構造を設計する

次に、データ項目を決めてシステムの構造を設計します。

勤怠管理システムには従業員情報、勤怠情報、残業情報などのデータ項目が必要です。

これらのデータ項目を適切に設計し、データベースやテーブルの構造を決定します。

また、データの関連性や参照方法、集計方法などの考慮が必要があります。

他のシステムを使用するかどうか、連携の有無を決める

勤怠管理システムは、他のシステムとの連携が必要な場合があります。

例えば、給与計算システムや人事管理システムで勤怠管理システムが持つ情報を利用する場合、データ連携が必要です。

この段階で、他のシステムとの連携が必要なのかどうかを判断し、必要な場合は連携方法やデータの受け渡し方法を検討します。

システムを開発する

最後に、設計したシステムを実際に開発します。

プログラミング言語や開発ツールを活用して、要件定義や設計をもとにシステムを実装します。

開発が完了したら、正常に動作するかテストを行い、バグを発見したら修正が必要です。

最終的に、安定した動作が確認された勤怠管理システムが完成します。

勤怠管理システムを外注するメリットは?

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勤怠管理システムを外注することには、以下のようなメリットがあります。

  • 専門知識を持ったプロフェッショナルによる開発
  • コスト削減と効率化
  • アフターサポートや保守・運用のサポート

専門知識を持ったプロフェッショナルによる開発

外注先には、勤怠管理システムの開発に精通した専門知識を持ったプロフェッショナルが多く在籍しています。

彼らは長年の経験とノウハウを持ちながら、最新の技術やトレンドにも精通しています。

そのため、高品質で効果的な勤怠管理システムを開発することができます。

コスト削減と効率化

自社で勤怠管理システムを開発する場合、開発に関わる人員の給与や研修費用、開発環境の整備など多くのコストがかかります。

一方、外部の開発会社に依頼することで、これらのコストを削減することができます。

また、外部の専門家が効率的な開発プロセスを持っているため、開発期間の短縮や品質の向上も期待できます。

アフターサポートや保守・運用のサポート

外部の開発会社に依頼すると、システム開発後のアフターサポートや保守・運用のサポートも受けることができます。

万一のトラブルや不具合が発生した際には、専門家が迅速かつ適切に対応してくれます。

また、システムのアップデートや最新技術の導入なども、外部の専門家に任せることができます。

勤怠管理システム開発費用の相場

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勤怠管理システムの開発費用は、導入するシステムの規模や機能、カスタマイズの有無などによって異なります。

以下は一般的な相場の目安です。

  • スクラッチ開発する場合
  • パッケージ開発する場合
  • ノーコード開発する場合

スクラッチ開発する場合

小規模なシステムの場合:300~500万円程度

中規模なシステムの場合:500~1,000万円程度

大規模なシステムの場合:1,000万円以上

パッケージ開発する場合

パッケージソフトウェアのライセンス費用:50~500万円程度

導入コンサルティングやカスタマイズ費用:100~1,000万円程度

ノーコード開発する場合

ノーコードプラットフォームの利用料金:月額数万~数十万円程度

カスタマイズや導入支援の費用:50~500万円程度

なお、上記の金額はあくまで一般的な相場の目安であり、実際の開発費用はプロジェクトの要件や条件によって異なる場合があります。

正確な見積もりを得るためには、具体的な要件や見積もり依頼先の開発会社との打ち合わせが必要です。

勤怠管理システムを開発・導入するメリット

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勤怠管理システムを開発・導入するメリットは、以下の通りです。

  • 社内で使いやすいように、柔軟に開発出来る
  • 他システムとの連携が容易

社内で使いやすいように、柔軟に開発出来る

自社で勤怠管理システムを開発・導入する場合、社内のニーズや要件に合わせて柔軟にカスタマイズできる利点があります。

具体的には、以下のような点が挙げられます。

  • 打刻方法や勤務時間の計算ルールなど、社内の独自の要件に対応できる
  • ユーザーインターフェースやレポートのデザインをカスタマイズできる
  • システムの機能追加や改善を社内の要望に基づいて行える

他システムとの連携が容易

勤怠管理システムは、給与計算や人事管理などの他のシステムとの連携が重要です。

自社で開発した勤怠管理システムは、他のシステムとの連携を柔軟に行うことができます。

他システムとの連携のメリットは以下の通りです。

  • 勤怠データを給与計算システムに自動的に連携することで、正確かつ効率的な給与計算が可能になる
  • 人事管理システムとの連携により、入社・退職手続きなどの人事情報の一元管理が容易になる
  • プロジェクト管理システムや予算管理システムとの連携により、プロジェクトごとの勤怠データの分析や予算管理が効果的に行える

勤怠管理システムを開発・導入するデメリットと注意点

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勤怠管理システムを開発・導入するデメリットと注意点は、以下の通りです。

  • エクセルを利用して自作する場合、改ざん・不正のリスクがある
  • 労働基準法など、法改正への対応に時間がかかる
  • 開発にシステムと労務の知識が必要なため、属人化しやすい

エクセルを利用して自作する場合、改ざん・不正のリスクがある

勤怠管理システムをエクセルなどで自作する場合、セルの編集やマクロの不正利用など、改ざんや不正行為のリスクが存在します。

具体的には、以下の点に注意が必要です。

  • エクセルファイルのセキュリティが不十分である場合、他者によるデータの改ざんや不正な操作が行われる可能性がある
  • マクロの設定や実行に関する知識や経験が必要であり、不正なマクロが埋め込まれる危険性がある
  • データのバックアップや復旧方法が確立されていない場合、データの損失や復旧困難な状況が発生する可能性がある

労働基準法など、法改正への対応に時間がかかる

勤怠管理システムは、労働基準法や労働契約法などの法改正に対応する必要があります。

法改正には、実施日や内容の把握、システムの変更やテスト、社内での周知などの作業が必要です。

具体的な注意点は以下の通りです。

  • 法改正の内容や実施日を正確に把握し、システムに反映させるための調査や検討をする必要がある
  • 法改正に対応するためのシステムの変更やテストには、時間とリソースが必要なため、計画的な対応が求められる
  • 法改正への対応は、社内での周知や教育活動も含めて行う必要がある

開発にシステムと労務の知識が必要なため、属人化しやすい

勤怠管理システムの開発には、システム開発の知識と労務管理の知識が必要です。

そのため、一部の人にしか開発や運用ができない状況になり、属人化のリスクが生じる可能性があります。

以下に具体的な注意点を示します。

  • 開発や運用に関わる知識やスキルを持つ人材の限定化が進み、その人材が退職した場合や業務異動があった場合に対応が困難になる可能性がある
  • システム開発や運用に関わる人材の育成や情報共有を積極的に行うことで、属人化を防止することが重要である
  • 外部の専門業者との連携やアウトソーシングを検討することで、属人化を回避することができる

勤怠管理システム作成時に必要な機能

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勤怠管理システム作成時に必要な機能は、以下の通りです。

  • 打刻・勤務時間の修正・承認機能
  • 残業・休暇管理
  • エラーチェック
  • 参照・集計・データの出力

打刻・勤務時間の修正・承認機能

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休憩時間などの打刻データを正確に管理する必要があります。

第一に、従業員が出退勤時刻や休憩開始・終了時刻などを打刻できる機能が求められます。

また、従業員や管理者が誤って打刻したときなどに打刻データを修正できる機能も必要です。

さらに、管理者が従業員の勤務時間を承認する機能も備えている必要があります。

残業・休暇管理

勤怠管理システムでは、残業時間や有給休暇、特別休暇などの管理も重要です。

従業員の時間外勤務が発生したときに、残業時間を正確に計測し、管理する機能が必要です。

また、有給休暇や介護休暇や育児休暇などの特別休暇を管理し、従業員の残休日数や取得状況を把握する機能も求められます。

エラーチェック

勤怠管理システムでは、打刻データや勤務時間の入力におけるエラーをチェックする機能が重要です。

入力チェック機能で、打刻データや勤務時間の入力において、適切なフォーマットや範囲を満たしているかをチェックします。

また、矛盾チェック機能で、打刻データや勤務時間の間に矛盾がないか(例:退勤時間が出勤時間よりも早い場合など)をチェックします。

参照・集計・データの出力

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠データを参照し、集計やデータの出力ができる機能も必要です。

参照機能では、従業員ごとの勤怠データや月次・年次の勤怠データを参照できる必要があります。

また、集計機能では、勤怠データの集計(例:勤務時間の合計、残業時間の合計など)ができることが求められます。

さらに、集計結果や勤怠データをレポートやCSVファイルなどの形式で出力できるデータ出力機能が必要です。

勤怠管理システム開発は自作よりも外注がおすすめ

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勤怠管理システムの開発を検討している場合、自作するか外注するかを決める必要があります。

ここでは、外注を選択するメリットについて解説します。

  • 専門知識と経験の活用
  • コストの削減
  • 開発期間の短縮
  • カスタマイズとサポート

専門知識と経験の活用

勤怠管理システムの開発には、システム開発やデータベースの知識、セキュリティ対策など、多岐にわたる専門知識と経験が求められます。

外注先には、これらの知識と経験を持った専門のエンジニアが在籍しており、効率的な開発を行うことができます。

コストの削減

自社で勤怠管理システムを開発する場合、システム開発に必要な人材の採用や教育、開発環境の整備など、多くのコストがかかります。

一方、外注することで、開発にかかる初期投資やランニングコストを削減することができます。

開発期間の短縮

外注先は、専門知識と経験を持ったエンジニアが集まっており、迅速かつ効率的に開発を進めることができます。

自社で開発する場合に比べて、開発期間を短縮することができるため、早期にシステムを導入することができます。

カスタマイズとサポート

外注先に依頼することで、自社の要件に合わせたカスタマイズが可能です。

また、システムの導入後も外注先からのサポートを受けることができ、トラブルや不具合に対して迅速かつ適切な対応が期待できます。

勤怠管理システムを自作せず業者依頼する方法

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勤怠管理システムを自作せず業者依頼する方法は、以下の通りです。

  • パッケージ開発する
  • スクラッチ開発する

パッケージ開発する

パッケージ開発とは、既存の勤怠管理システムをベースに、必要なカスタマイズや機能追加を行いながら、自社に合ったシステムを構築する方法です。

具体的な手順は以下の通りです。

  1. 外部の業者に相談し、利用可能なパッケージの提案を受ける
  2. 提案されたパッケージの機能やカスタマイズの範囲を確認し、自社の要件に合致するか検討する
  3. 必要なカスタマイズや機能追加を外部の業者に依頼し、開発を進める
  4. 開発が完了したら、システムを導入し、運用を開始する

パッケージ開発は、既存のシステムをベースにするため、開発期間やコストを抑えることができます。

また、外部の業者に開発を依頼することで、専門知識や経験を持ったエンジニアの力を借りることができます。

スクラッチ開発する

スクラッチ開発とは、ゼロから勤怠管理システムを開発する方法です。

自社の要件に完全に合致したシステムを構築することができますが、開発には時間とコストがかかることが特徴です。

具体的な手順は以下の通りです。

  1. 自社の要件を明確化し、システムの基本設計を行う
  2. プログラミング言語やフレームワークを選定し、開発を進める
  3. 必要な機能や画面を開発し、テストを行う
  4. 開発が完了したら、システムを導入し、運用を開始する

スクラッチ開発では、自社の要件に完全に合致したシステムを作ることができますが、開発には時間や技術力が必要です。

また、外部の業者に比べて開発コストが高くなる場合もあります。

まとめ

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勤怠管理システムを、自作する方法や外注するメリット、自作せず業者に依頼する方法などについて解説してきました。

自作する場合、Excelやプログラミング言語を利用する方法やノーコードで開発する方法があります。

自作する際の手順としては、要件定義や打刻方法の考慮、データ項目やシステム構造の設計、他のシステムとの連携の有無の決定、そしてシステムの開発があります。

一方、外注することのメリットとしては、社内で使いやすく柔軟に開発できる点や他システムとの連携が容易である点が挙げられます。

ただし、自作せず外注する場合には注意点もあります。

例えば、エクセルを利用して自作する場合には改ざんや不正のリスクがあることや、労働基準法の改正に対応するために時間がかかること、開発にはシステムと労務の知識が必要なため属人化しやすいといったデメリットがあります。

勤怠管理システム作成時に必要な機能としては、打刻・勤務時間の修正・承認機能や残業・休暇管理、エラーチェック、参照・集計・データの出力などが挙げられます。

最後に、勤怠管理システムの開発は自作よりも外注がおすすめです。

外部の業者に開発を依頼することで、専門知識や経験を持ったエンジニアの力を借りることができます。

自社の要件や予算、期間などを考慮しながら、最適な方法を選択しましょう。