業務効率化とは？生産性向上との違い
業務効率化とは、ビジネスにおいて効率的な業務を行うための取り組みのことです。
一方で、生産性向上とは、同じ作業を行う際により多くの成果を生み出すことを目的としています。
業務効率化と生産性向上は、目的が異なるため、手段も異なります。
業務効率化は、同じ作業をより短時間で行うことを目的としており、生産性向上は、同じ時間内により多くの成果を生み出すことを目的としています。
業務効率化のメリット
業務効率化を行うことによって得られるメリットについて説明します。
- コストが削減できる
- 従業員の負担を減らせる
- 生産性が上がる
コストが削減できる
業務効率化によって、同じ業務を行うために必要だった時間や労力を削減することができます。
その結果、生産性が向上し、コスト削減につながります。
例えば、従来の手作業で行っていたデータ入力作業を自動化することによって、従業員の作業時間を削減し、コストを大幅に削減することができます。
従業員の負担を減らせる
業務効率化によって、同じ業務を短時間で行えるようになるため、従業員の負担を減らすことができます。
従業員が同じ業務を長時間行っていた場合、体への負担が大きくなり生産性が低下する恐れがあります。
例えば、重い物を運ぶ業務をロボットに任せることによって従業員の負担を軽減し、生産性を向上させることができます。
生産性が上がる
業務効率化によって、従業員が同じ作業をより短時間で行えるようになるため、時間の節約ができます。
その結果、作業効率が上がり、生産性が向上します。
例えば、業務効率化によって必要な書類の作成時間を短縮できるようになった場合、従業員がその作業にかける時間が減ります。
その結果、他の業務に時間を割くことができ、生産性が向上します。
業務効率化の注意点
業務効率化の注意点は、以下の通りです。
- コストや手間がかかり過ぎていないか
- 手段が目的になっていないか
- 使いやすいシステムかどうか
コストや手間がかかり過ぎていないか
業務効率化を目的とする場合、その手段によってはコストや手間がかかり過ぎてしまい、本来の目的を逆に阻害してしまうことがあります。
例えば、業務の自動化によって導入費用やメンテナンス費用が高額になってしまった場合や、システムの利用に時間をかけすぎて本来の業務が滞ってしまった場合などが挙げられます。
これを防ぐためには、事前にコストや手間を含めたリスク評価を行い、導入前の費用対効果を考慮することが大切です。
また、導入後もコストや手間がかかりすぎていないかを常にモニタリングし、必要に応じて改善することも重要です。
手段が目的になっていないか
業務効率化のために導入した手段が、目的そのものになってしまっていることがあります。
例えば、自動化した業務が本来の業務と全く異なる方向性に向かってしまった場合などです。
このような問題を防ぐためには、業務の自動化やシステムの導入を行う前に、業務のプロセスを詳細に分析し、必要な業務を正確に洗い出しておくことが重要です。
また、導入後も目的を見失わないように、定期的な評価や改善を行うことが必要です。
使いやすいシステムかどうか
業務効率化のためにシステムを導入する場合、そのシステムが使いやすいかどうかも重要なポイントとなります。
使いにくいシステムは、業務の効率化どころか、新たな問題を引き起こすこともあります。
使いやすいシステムを導入するためには、システムの利用者の声を聞き、実際の業務に適したシステムを選定することが必要です。
また、導入前に利用者にシステムの使い方や操作方法を研修することも効果的でしょう。
業務効率化を進めるポイント4選
業務効率化を進めるポイント4選は、以下の通りです。
- 現状の業務を把握する
- 課題を明確化・優先順位を決める
- スケジュールを立てる
- 効果検証を行う
現状の業務を把握する
業務効率化を進めるには、まず現在の業務を把握することが必要です。
業務の種類や量、担当者などを詳しく洗い出し、現状の業務の状況を正確に把握しましょう。
現状の業務について正確な情報を収集することで、改善すべきポイントが明確になります。
以下のようなことに注意しましょう。
- 業務内容や担当者を詳しく把握する
- 業務の流れやプロセスを明確にする
- 業務にかかる時間や手間を測定する
- 業務に関するデータを収集する
これらの情報を元に、現状の業務における問題点を洗い出し、改善すべきポイントを明確にしましょう。
課題を明確化・優先順位を決める
現状の業務を把握したら、次に課題を明確化し、優先順位を決めることが重要です。
課題を明確化する際には、以下のようなことに注意しましょう。
- 問題点を具体的に洗い出す
- 問題の原因を分析する
- 問題を解決するための具体的な目標を設定する
優先順位を決めるために、次のポイントを押さえていきましょう。
- 改善すべき課題の重要度や影響度を評価する
- 改善に必要なコストや時間を評価する
- 改善の優先順位を決める
スケジュールを立てる
スケジュールを立てることによって、改善のための作業を段階的に進め、目標達成に向けて進捗状況を管理することができます。
スケジュールの立て方には、Ganttチャートやタスク管理ツールなどがあります。
また、細かいタスクに分割することや、リソースの配分を考慮することも大切です。
効果検証を行う
業務効率化を行った場合、その効果が出ているかどうかを検証することが必要です。
効果検証を行うことで、改善策の有効性や問題点を把握することができます。
具体的には、改善前と改善後の業務内容や業務時間を比較するなど、定量的・定性的に評価することができます。
また、改善点を共有し、定期的に効果検証を行うことで、業務効率化を継続的に進めることができます。
業務効率化の方法やアイデア
業務効率化の方法やアイデアは、以下の通りです。
- 業務のフローチャートを作成
- 不要な業務を無くす
- ルーティーンワークを自動化する
- ツールを活用する
業務のフローチャートを作成
業務のフローチャートを作成することは、業務効率化のための重要なステップです。
フローチャートは、業務プロセスの全体像を明確にし、問題点を発見することができます。
フローチャートを作成する際は、以下の点に留意してください。
- 各作業工程を細かく分解し、一つひとつを明確にする。
- 各工程間の依存関係を明確にする。
フローチャートを作成することで、作業の重複や待ち時間が発見され、改善の余地があることが分かります。
不要な業務を無くす
業務効率化には、不要な業務を無くすことが必要です。
時間やリソースが無駄になる業務を減らすには、以下の手順が役立ちます。
- 業務プロセスを見直し、不要な作業工程を特定する。
- それぞれの作業工程が、目的達成のために必要なものかどうかを検討する。
- 必要のない作業工程を削除する。
ルーティーンワークを自動化する
業務効率化には、ルーティーンワークを自動化することも重要です。
ルーティーンワークとは、毎日同じ作業を繰り返すことです。
自動化することで、人的ミスを防ぎ、作業時間を短縮することができます。
以下の手順に沿って行うことができます。
- ルーティーンワークを洗い出し、自動化の余地があるかどうかを検討する。
- 自動化するために必要なシステムやツールを導入する。
以上のように、業務効率化には様々な方法やアイデアがあります。
これらの方法を組み合わせて、業務効率化を実現することができます。
また、業務効率化は一度やったら終わりというものではありません。
常に改善を意識して、より効率的な業務を目指すことが大切です。
ツールを活用する
業務効率化には、様々なツールがあります。
ツールを活用することで、作業時間を短縮し、効率的な業務を実現し業務効率を向上させることができます。
ただし、ツールに頼りすぎることは逆効果になることもあるので、適切なツールの選択と使い方を工夫する必要があります。
業務効率化できるツール・システム
業務効率化できるツール・システムは、以下の通りです。
- オンラインストレージ
- ビジネスチャットツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
- RPA
- 勤怠管理ツール
- データベース
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウド上にデータを保存することができるツールであり、ビジネスにおいて幅広く利用されています。
オンラインストレージを利用することで、データのバックアップや共有が簡単にできるようになります。
オンラインストレージの代表的なツールとして、GoogleドライブやDropboxが挙げられます。
Googleドライブは、Googleが提供するオンラインストレージであり、無料で利用することができます。
Dropboxは、データの同期が非常に高速であることが特徴です。
ビジネスチャットツール
ビジネスにおいては、チーム内でのコミュニケーションが欠かせません。
ビジネスチャットツールは、オンライン上でリアルタイムにコミュニケーションを行うことができるツールです。
代表的なツールとしては、SlackやMicrosoft Teamsが挙げられます。
Slackは、チャットだけでなく、ファイル共有やタスク管理などの機能を備えており、チームのコミュニケーションを一元化することができます。
Microsoft Teamsは、Office 365と連携が可能であり、ビジネス向けの機能を多く備えています。
タスク・プロジェクト管理ツール
業務においては、タスクやプロジェクトの管理が必要不可欠です。
タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクの割り当てや進捗管理、プロジェクトの管理などを行うことができるツールであり、業務効率化に非常に役立ちます。
代表的なツールとして、AsanaやTrelloが挙げられます。
Asanaは、タスクの割り当てや進捗管理などを行うことができるツールであり、ビジネスでも利用されています。
Trelloは、カードを使ってタスクやプロジェクトを管理することができるツールであり、直感的な操作性が魅力的です。
RPA
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、人が行う業務プロセスをソフトウェアロボットが自動化する技術です。
この技術を導入することで、煩雑な業務を自動化し、業務効率化が実現できます。
具体的には、入力作業やデータの抽出、処理、アプリケーションの起動・終了など、ルーティンワークの自動化が可能です。
具体的には、以下のような業務に適用されています。
- 請求書の作成
- 注文処理
- 在庫管理
- データ入力
RPAを導入するメリットには、以下が代表的なものとなっています。
- 作業時間の削減
- 人的ミスの削減
- 業務の品質向上
- 業務負荷の軽減
RPAの導入によって人間が手作業で行う業務作業時間を短縮でき、人件費の削減にも繋がることに加え、作業ミスのリスクも低減されるため、業務品質の向上にも繋がります。
一方で、導入コストがかかるため、ROI（投資利益率）を考慮した導入が必要となります。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、従業員の出勤状況や勤務時間を管理するためのシステムです。
このツールを導入することで、出勤簿の作成や勤務時間の計算など、煩雑な作業を自動化することができます。
また、勤怠情報をリアルタイムで把握できるため、人事管理の効率化にもつながります。
勤怠管理ツールの導入によるメリットは、以下の通りです。
- 作業時間の削減
- 人的ミスの削減
- 勤怠情報の正確性向上
- 従業員の勤怠管理の負担軽減
勤怠管理ツールには、以下のようなシステムがあります。
- 楽楽勤怠
- 勤怠まるわかり
- タイムスケジュール
これらのシステムを用いて、従業員の勤怠管理を効率化することができるでしょう。
データベース
現代のビジネスにおいて、多種多様なデータが蓄積されるようになり、その管理はますます困難になっています。
そこで、データベースというシステムを導入することで、データの管理と分析を効率的に行うことができます。
例えば、以下のようなメリットがあります。
- データの一元管理により、データの重複や不整合の防止につながる。
- データの検索や抽出が容易になり、迅速な情報収集が可能となる。
- データの分析が容易になり、業務における意思決定を促進する。
以上のように、業務効率化に役立つツールやシステムが数多く存在しています。
これらのツールを上手く活用することで、業務効率を向上させ、生産性の向上につなげることができます。
業務効率化の成功事例3選
業務効率化の成功事例には、以下のようなものがあります。
- 作業の自動化
- 業務のマニュアル化
- 専門家にアドバイスをもらう
作業の自動化
（引用：iStock 2023年3月27日時点）
Excelで作業する場合、ワンクリックで処理できるマクロを設定することで、日々のルーティンを自動化し、時間の節約やミスの防止につながります。
この作業は、マクロの設定に不慣れな人にとっては手間がかかるものですが、一貫した設定を行うことで、長期的には1回のマクロに要する時間を短縮することができます。
また、一度設定すれば、専門的な知識がなくても簡単にマクロを組み込むことができ、面倒で時間のかかる作業をより速く、正確に自動化することができます。
面倒な手順が簡略化されるだけでなく、単純な計算ミスも防ぐことができます。
このため、手作業では困難で手間のかかるデータの正確性と完全性を確保することができます。
さらに、ルーティンワークを簡単に自動化することで、ありふれた計算によるヒューマンエラーのリスクを減らし、正確な結果を短時間で得ることができます。
業務のマニュアル化
（引用：iStock 2023年3月27日時点）
マニュアルは、定型的な作業にも活用でき、作業効率を高めることができます。
マニュアルの利点は、作業の均一化です。
つまり、誰が作業をしても同じ結果が期待できるのです。
そのため、読み手が作業を理解しやすいように、わかりやすいマニュアルにすることが重要です。
知識だけでなく、さまざまな例や図、表などを使って、仕事の流れを総合的に示すと良いです。
例えば、スケジューリングという作業があるとして、その手順を表で説明し、どの手順が互いに依存しているのか、どのような順序で作業を行うのかがすぐにわかるようにするとよいでしょう。
専門家にアドバイスをもらう
（引用：iStock 2023年3月27日時点）
ビジネスのあり方を根本的に改善したいとき、専門家の意見を聞くことは有効です。
時代の流れにもよりますが、専門的な知識やスキルが必要な分野では、社内努力だけでは大きな改善は望めません。
例えば、”労務管理 “や “人材採用 “などの専門的な業務については、多くの企業でコンサルティングサービスが導入されています。
コンサルティングサービスを利用することで、業務フローの見直しや課題の抽出を的確に行い、効率的に業務改善を行うことができます。
専門家による綿密な分析と提案により、業務の改善、効率化、資源の最適配分が可能となります。
さらに、ワークフローのプロセスを変更することで、コストを削減し、顧客体験を向上させることができます。
企業が外部の専門家にコンサルティングと実施を依頼すれば、社内外のチームの知識とリソースを組み合わせることができ、持続的な改善のための環境を整えることができます。
業務効率化するならノーコード開発がおすすめ
近年、業務効率化に関するニーズが高まっており、その中でも注目を集めているのが「ノーコード開発」です。
ノーコード開発とは、専門知識がなくても簡単にアプリケーションやシステムを開発できる開発手法のことです。
ノーコード開発を使うことで、効率的な業務処理が可能となります。
例えば、営業担当者が顧客情報を入力するフォームを作成したり、在庫管理システムを自分たちで構築したりすることができるようになります。
ここでは、ノーコード開発による業務効率化のメリットや、導入する際の注意点について解説します。
メリット
- 専門知識がなくても開発が可能
- 開発期間が短縮される
- 煩雑な業務が自動化できる
- 柔軟なシステム構築が可能
注意点
- セキュリティに注意する
- 維持管理に費用がかかる
- 業務プロセスを正確に把握する必要がある
ノーコード開発で業務効率化するメリット
ノーコード開発で業務効率化するメリットとして、以下の4点を紹介します。
- 専門知識がなくても開発が可能
- 開発期間が短縮される
- 煩雑な業務が自動化できる
- 柔軟なシステム構築が可能
専門知識がなくても開発が可能
ノーコード開発は、コーディングを行う必要がありません。
そのため、専門的な知識がなくても誰でも簡単に開発することができ、システム開発やアプリケーション開発にかかるコストを大幅に削減できます。
開発期間が短縮される
専門的な知識がなくても簡単に開発できるため、開発期間が大幅に短縮されます。
また、開発途中での修正や改善も簡単に行うことができます。
煩雑な業務が自動化できる
ノーコード開発を使うことで、煩雑な業務を自動化することができます。
例えば、データ入力や書類作成などの作業を自動化することで、時間の節約やミスの防止に繋がります。
柔軟なシステム構築が可能
ノーコード開発を使うことで、柔軟なシステム構築が可能となります。
ユーザーが必要とする機能を自由にカスタマイズできるため、自社の業務に最適なシステムを構築することができます。
ノーコード開発で業務効率化する際の注意点
ノーコード開発で業務効率化する際に注意すべき点は以下の3点です。
- セキュリティに注意する
- 維持管理に費用がかかる
- 業務プロセスを正確に把握する必要がある
セキュリティに注意する
ノーコード開発で作成されたシステムやアプリケーションは、セキュリティのリスクが潜んでいる場合があります。
開発者は、セキュリティについての知識を持ち、必要な対策を行うことが必要です。
維持管理に費用がかかる
ノーコード開発で作成されたシステムやアプリケーションも、一度作成すればそれで終わりではありません。
維持管理には、費用がかかる場合があるため、導入前にコスト面を考慮することが必要です。
業務プロセスを正確に把握する必要がある
自由度が高い反面、業務プロセスを正確に把握する必要があります。
業務プロセスが把握できていない場合、本来の目的を達成することができないため、導入前には十分な検討が必要です。
まとめ
今回は、業務効率化を進めるため、ノーコード開発をはじめとした具体的な方法・アイデアについてご紹介しました。
業務効率化は、コスト削減や従業員の負担軽減、生産性向上などのメリットがたくさんある一方、コストや手間などの問題も発生することがあるため、自社にあった方法で進めていくことが大切です。
業務効率化の実現を目指しているみなさまにとって、この記事の情報がお役に立つものとなれば幸いです。
