2023.08.15

・#新規事業

商品管理システムについて|選び方・導入のメリットとデメリットを解説

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商品管理システムについて|選び方・導入のメリットとデメリットを解説

目次

商品管理システムとは?商品管理とは?

商品管理システムは、企業が取り扱う商品や在庫を効果的に管理するための仕組みを指します。このシステムを用いることで、商品の在庫状況や出荷予定などの情報をリアルタイムで把握し、適切なタイミングで発注や再補充を行うことができます。商品管理とは、これらのプロセスを通じて、商品の受発注や在庫調整、流通プロセスの最適化を行う活動です。

商品管理システムを理解しよう

商品管理システムは、近年のビジネス環境で重要性が増している要素の一つです。例えば、従来は在庫情報の管理が手作業で行われていましたが、商品管理システムを導入することで、データの正確性と効率性が向上します。このシステムは、POSレジスターやバーコードスキャナーなどのハードウェアと、在庫管理ソフトウェアから成り立っています。

商品管理システムの利点は多岐にわたります。例えば、過剰な在庫を持つことなく需要に合わせて的確な発注を行えるため、在庫コストの削減が可能です。また、顧客の注文に迅速に対応できるため、顧客満足度の向上にも寄与します。さらには、商品の流通過程を追跡し、効率的な物流プロセスを構築することができるため、運用コストの最適化も期待できます。

商品管理を理解しよう

商品管理とは、商品のライフサイクルを通じて必要な情報を的確に管理するプロセスです。これには、商品の仕入れ先や仕入れ価格、在庫数、販売価格、売上履歴などが含まれます。商品管理の目的は、適切なタイミングで適切な数量を持つことによって、在庫の過不足を防ぎながら顧客のニーズに応えることです。

例えば、新商品を導入する際には、過去の売上データを分析して需要予測を行い、適切な発注数量を決定します。また、季節やイベントに応じて需要が変動する商品においても、過去の傾向を踏まえて在庫を調整することが重要です。商品管理は、正確なデータと効率的なシステムの組み合わせによって成り立つ重要なビジネスプラクティスです。

商品管理システムを導入するメリット

標準化できて属人化を防げる

商品管理システムの導入による大きなメリットの一つは、業務の標準化が可能となり、個々の担当者に依存しない業務遂行が確保されることです。これにより、特定の人員に依存する属人化が防げ、情報の共有や引継ぎが円滑に行われる環境が整います。例えば、新しい担当者が着任した際でも、システム上で設定された手順に従って業務を遂行することができ、業務の安定性が確保されます。

人件費・コストの削減が可能

商品管理システムを導入することで、人的な手間や時間を大幅に削減できる点も魅力的です。従来の手動での在庫管理やデータ入力にかかる時間を削減することで、従業員の生産性が向上します。また、正確なデータをもとにした適切な発注や在庫調整によって、過剰な在庫や欠品を減少させることができ、結果として在庫コストを抑えることができます。

自動化による効率化と正確性の向上

商品管理システムの導入により、多くの業務が自動化されるため、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。例えば、商品の入荷情報がシステムに連携されることで、在庫数の自動更新が行われます。また、顧客からの注文情報がリアルタイムでシステムに反映され、在庫不足の際には自動的に発注が行われる仕組みも可能です。これにより、ヒューマンエラーや過度の手作業によるミスが軽減され、業務プロセス全体がスムーズに進行します。

データの可視化により商品管理が向上

商品管理システムは、膨大なデータを分析し、見やすい形で可視化することが可能です。例えば、売上履歴や在庫動向などのデータをグラフやチャートとして表示することで、商品の動向や需要傾向を把握しやすくなります。これにより、戦略的な意思決定がサポートされ、需要予測や在庫調整がより精緻に行えるようになります。データの可視化により、事業戦略の立案や改善が容易になり、競争力の向上に寄与します。

商品管理システムを導入するデメリット

特定のアイテムや提供業者に依存してしまう

商品管理システムの導入に伴うデメリットの一つは、特定の商品や提供業者に過度に依存してしまう可能性があることです。システムが特定の商品カテゴリーや特定のベンダーに最適化されている場合、他のアイテムや提供業者との連携が難しくなる可能性があります。このため、新しい商品や提供業者を導入しようとする際には、システムの適合性や柔軟性に注意を払う必要があります。

開発費用と導入コストが必要になる

商品管理システムの導入には、システムの開発やカスタマイズにかかる費用が発生します。また、導入に伴うトレーニングやデータ移行にもコストがかかる場合があります。これに加えて、ハードウェアやソフトウェアの導入に関連する初期費用も考慮する必要があります。これらのコストは事前に詳細な計画と予算を立てておくことが重要です。

業務フローの変更にカスタマイズができない恐れがある

商品管理システムは、既存の業務フローに合わせてカスタマイズすることが求められることがありますが、システムの柔軟性には限界があります。特に、既存の業務プロセスが複雑であったり、特殊な要件を持っている場合、システムのカスタマイズが困難であることがあります。このため、業務フローの変更が難しい状況では、システムの導入に制約が生じる可能性があります。

システムに習熟するまで時間がかかる

新しいシステムを導入する際には、従業員がシステムを習熟するまでの時間がかかることがあります。特に、複雑な商品管理システムの場合、操作方法や機能の理解に時間がかかることがあります。この過程で生じるトレーニングや学習コストも考慮する必要があります。システムの習熟度向上を支援するトレーニングプログラムの提供や、システムのユーザーフレンドリーな設計が重要です。

商品管理システムに必要な機能とは?

在庫管理の機能

商品管理システムには、まず在庫管理の機能が欠かせません。これは、商品の入出庫状況や在庫数をリアルタイムで追跡し、正確な在庫情報を提供する役割を果たします。在庫がどの程度あるか、過去の動向から需要予測を行うためのデータをもとに、効率的な在庫補充や在庫の最適化を支援します。

販売管理の機能

商品管理システムには、販売管理の機能も重要です。顧客からの注文や売上情報を管理し、受注から出荷までの一連のプロセスを効率的に処理します。顧客情報の管理や発注処理の自動化により、顧客満足度の向上とスムーズな販売プロセスの実現が期待できます。

購買管理の機能

商品管理システムには、購買管理の機能も含まれます。これにより、必要な商品や原材料の発注プロセスを効率化し、適切なタイミングで発注を行うことができます。供給先の情報や価格情報の管理を支援し、原価管理の向上や調達コストの削減に貢献します。

在庫分析の機能

商品管理システムには、在庫分析の機能も重要です。過去の在庫動向や売上履歴を元に分析を行い、需要の傾向や商品の動向を把握します。これにより、需要予測の精度向上や在庫の最適化、新商品の導入戦略の立案など、戦略的な意思決定を支援します。

商品管理システム導入パターンと費用の相場

パッケージソフトを購入

商品管理システムを導入する方法の一つは、既存のパッケージソフトを購入することです。市場にはさまざまな商品管理ソフトウェアが存在し、企業のニーズに合わせて選択できます。導入コストはソフトウェアのライセンス料やカスタマイズ費用が発生しますが、比較的迅速に導入が可能です。

クラウドを利用

クラウドを利用して商品管理システムを導入する方法もあります。クラウドベースのシステムはインターネットを通じて提供されるため、導入に必要なハードウェアやインフラの投資が不要です。利用料は月額制で発生し、スケーラビリティや運用の柔軟性が魅力です。

オンプレミスとして自社で作成

一部の企業は、独自の要件に合わせてオンプレミスで商品管理システムを開発する選択肢を検討します。これにより、特定の機能やプロセスをカスタマイズし、既存の業務フローに合わせたシステムを構築できます。ただし、開発コストや導入までの時間がかかることがあります。

オーダーメイドソフトを導入

一部の企業は、専門の開発会社に依頼してオーダーメイドの商品管理システムを開発・導入することも考えます。これにより、業務に最適化されたシステムを実現できますが、開発コストや導入期間が長くなる可能性があります。

商品管理システムを選ぶポイント

他社での実績があるか

適切な商品管理システムを選ぶ際には、他社での実績や導入事例を確認することが重要です。実績のあるシステムは、信頼性や効果が高い可能性があります。類似業界や規模の企業での導入状況を調査し、その結果を参考に選択することで、自社のニーズに適したシステムを見つける手助けとなるでしょう。

費用対効果が見込めるか

商品管理システムの選定においては、導入にかかる費用とその効果のバランスを検討することが必要です。低コストで導入できるシステムもあれば、多少高くても効率化やコスト削減に大きく貢献するシステムもあります。将来的な収益やコスト削減効果を見据えて、費用対効果を総合的に評価しましょう。

現行業務の課題を解決する機能搭載があるか

商品管理システムを選ぶ際には、現行の業務課題を解決するための機能がシステムに備わっているかを確認することが重要です。例えば、在庫の適切な管理が課題であれば、リアルタイムな在庫情報管理や自動発注機能の提供が必要です。自社のニーズに合致した機能が備わっているかどうかを確認し、現行業務の効率化や改善につながるかを検討しましょう。

安心できるサポート体制が整っているか

商品管理システムの導入後は、トラブルや質問が生じる可能性があります。そのため、選んだシステムの提供元が適切なサポート体制を整えているかを確認することが大切です。24時間体制でのサポートや遠隔操作によるトラブル対応など、安心して利用できるサポートが提供されているかを確認しましょう。

商品管理システムを導入する際の注意点

業務に必要な機能を網羅させる

商品管理システムを導入する際には、自社の業務に必要な機能を十分に網羅させることが重要です。在庫管理、発注処理、売上分析など、業務プロセスに合わせた機能がシステムに含まれているか確認しましょう。不足している機能が後々問題とならないよう、導入前の要件定義が欠かせません。

費用や期間が妥当か確認する

商品管理システムの導入には、費用や期間がかかることがあります。導入にかかる予算やスケジュールを事前に明確にし、適切な範囲内でプロジェクトが進行するように計画しましょう。予期せぬ追加費用や遅延を防ぐためにも、契約内容や導入プロセスを丁寧に検討しましょう。

拡張性があるかどうか確認する

導入する商品管理システムは、今後の成長や変化にも対応できる拡張性を持っていることが望ましいです。新商品の導入や業務の拡大に伴って、システムが柔軟に対応できるかどうかを確認しましょう。将来のビジネスニーズに合わせてシステムを拡充できるかが重要です。

サポート体制が充実しているか確認する

商品管理システムを導入した後も、万が一のトラブルや質問が生じることがあります。その際に頼れるサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。24時間体制での問い合わせ窓口や遠隔操作によるトラブル対応など、安心してシステムを利用できるサポートが提供されているかを確認することが大切です。

おすすめの商品管理システム4選

近年、多くの企業が効率的な業務運営を支援するために、商品管理システムの導入を検討しています。そこで、おすすめの商品管理システムについていくつかの選択肢をご紹介します。

「商品管理ワンダー」

「商品管理ワンダー」は、幅広い業界や規模の企業に対応した商品管理システムです。その特長は、直感的な操作性と豊富な機能にあります。在庫管理、発注処理、売上分析など、多岐にわたる業務ニーズに応える機能が備わっています。さらに、導入後のサポート体制も充実しており、安心して利用できる点が魅力です。

「スマートストック」

「スマートストック」は、クラウドベースの商品管理システムであり、モバイル端末からもアクセス可能です。在庫のリアルタイム管理はもちろん、購買管理や販売分析なども網羅しています。特に、ユーザーフレンドリーなインターフェースと使いやすさが特徴であり、導入がスムーズに進むでしょう。

「ビジネスナビゲーター」

「ビジネスナビゲーター」は、豊富なカスタマイズオプションを提供する商品管理システムです。企業ごとのニーズに合わせて機能を選択し組み合わせることができ、現行業務の課題を的確に解決できます。また、将来的な拡張にも対応できるため、長期的な視点での導入が可能です。

「イージーストック」

「イージーストック」は、中小企業向けに開発された商品管理システムです。そのシンプルなインターフェースと使いやすさが魅力であり、特に導入コストや学習コストが低く抑えられます。在庫管理や売上管理など、基本的な機能をカバーしながら、煩雑な操作を最小限に抑えたデザインが特徴です。

これらのおすすめの商品管理システムは、それぞれ異なる特長を持ち、企業のニーズに合わせて選択できるものばかりです。導入を検討する際には、現行業務の課題や将来のビジョンに照らし合わせて最適なシステムを選ぶことが大切です。さまざまな観点から比較検討し、自社の業務効率化を実現する一助としてください。

まとめ

本記事は商品管理システムに関する包括的な情報を提供しています。商品管理システムの基本的な概念や導入のメリット・デメリット、必要な機能、導入パターンと費用相場、システム選びのポイント、導入時の注意点について解説しています。これにより、読者は商品管理システムの全体像を把握し、自社のニーズに合った適切な導入手段を選ぶ際の基準を理解できます。記事内で提供される各項目の内容は、事例や例を交えながら分かりやすく説明されており、商品管理システム導入に関する疑問や不安を解消する一助となるでしょう。また、記事の最後にはおすすめの商品管理システムの選択肢が示されており、読者はこれを参考にしながら最適な選択肢を見つけることができます。全体的に、商品管理システム導入を考える企業にとって役立つ情報が網羅的かつ分かりやすく提供されている記事となっています。